| |
Faciliteiten
|
Faciliteiten
Archieven moeten veilig worden bewaard, zonder risico’s als brand, vocht en ongedierte.
Brandnormen
De standaardnorm voor opslagfaciliteiten voor branddetectie is de norm NEN 2535. Die gaat uit van volledige bewaking. Dat betekent dat elk gangpad een gekeurde rookmelder moet hebben. Bovendien mag er tussen de rookmelders niet meer dan 10 meter afstand zitten.
Inbraak
Om inbraak te voorkomen moeten ruimtes in ieder geval beveiligd zijn als een type 3 faciliteit. Hieronder vallen ook beschermde toegangssystemen zoals magneetkaarten.
Vochtigheid en temperatuur
Volgens wettelijke richtlijnen moet de vochtigheidsgraad zich bevinden tussen de 35% en 55% relatieve vochtigheid. De temperatuur moet tussen de 16 en 21 graden zijn. |
| |
Beheersystemen
|
Beheersystemen
Bij overname van een bestaand archief, gaan wij uit van:
- een kostenbeheersende en efficiënte bewaring van alle bedrijfsinformatie
- medewerkers die informatie zelf controleren en beheren
Bovendien vereist een bedrijfsarchief een regeling met afspraken over het gebruik. Als zo’n regeling er niet is, stellen wij hem met u op.
In de regeling komen afspraken over bijvoorbeeld het bewaren van bedrijfsdossiers, de wijze van aanleveren, bewaartermijnen en verantwoordelijke personen.
Service tot op de werkvloer
Voor elke afdeling, en zonodig voor elke medewerker, kunnen wij op afroep archieven verpakken, registreren en in opslag nemen. Uiteraard volgens bovengenoemde richtlijnen. Daarmee is Certo zowel serviceverlener als handhaver en bewaker van het ondernemingsbeleid.
Managementinformatie
U besteedt het totale management, beheer en opslag van archieven uit aan Certo. Dat betekent een beperkte inspanning van uw eigen personeel.
Een periodieke voortgangsrapportage stelt u in staat te reageren op buitensporigheden. Bijvoorbeeld op een incorrecte archiveringswijze of als sprake is van te lange bewaartijden. |
| |
SLA
|
Service Level Agreements
Elke organisatie heeft zijn eigen wensen en eisen als het gaat om archiefbeheer. Een archieforganisatie moet zich daarom als een kameleon kunnen aanpassen aan de systematiek en de logistiek van de opdrachtgever.
Doos, dossier of document
De fysieke archiefdepots kennen registraties via barcodes. Deze registraties zijn mogelijk voor dozen, dossiers en zelfs documenten.
Via een Microsoft SQL database en handheld scanners loggen wij alle handelingen die met het geregistreerde stuk zijn gebeurd. De logbestanden zijn de basis voor managementrapportages. Die geven inzicht in de activiteiten binnen uw archief.
Elektronische opvragingen
U kunt documenten en dossiers opvragen om ze per email of fax te ontvangen. Het is ook mogelijk om ze online in te zien in het Digitaal Archief Depot (DAD). Met een persoonlijke inlogcode krijgt u toegang tot DAD, vanwaar u documenten kunt downloaden. |
| |
Algemene informatie
|
Archiefopslagkwartier
Het archiefopslagkwartier laat de mogelijkheden zien van externe archiefopslag.
Omdat geen enkele organisatie gelijk is, vindt u wellicht niet op al uw vragen een antwoord. Vooral om een goede indruk te krijgen van de werkelijke kosten, is een calculatie op maat wenselijk. U wilt immers de beste dienstverlening voor de meest economische prijs.
Voor specifieke vragen verwijzen we naar de emailadressen die u op deze site terugvindt. Of naar Info@archiefstad.nl |
| |
Winkel
|
Winkel
Opslag
Vanaf € 10,- per meter, per jaar. Voor grote partijen gelden variabele prijzen.
Registratie
De kosten variëren voor de verschillende soorten archiefdepots, zoals dozen of dossiers. Als u zelf registreert, gaan de kosten fors omlaag. Vraag naar de voorwaarden.
Opvragingen
Vanaf € 1,65. Vraag naar de voorwaarden.
Transport
De kosten voor wegtransport of elektronisch transport variëren. Bij wegtransport is de vestigingsplaats van de opdrachtgever van belang. Als u zelf langskomt, kost het u niets.
Prijs op maat
Neem contact met ons op voor een calculatie op maat. |
| |
Vernietiging op lokatie
|
Mobiele papiervernietiging
Het vernietigen van correspondentie, dossiers, contracten en financiële administratie kan bij u op locatie gebeuren. Uw medewerkers deponeren papier en eventueel andere datadragers in de daarvoor bestemde PaperSafes. Vervolgens rijdt een vernietigingswagen voor met een capaciteit tot zo’n 800 kilo papier per uur.
De eigen kantoorversnipperaar, die een beperkte capaciteit heeft en vaak herrie en stof geeft, kan dus de deur uit.
Ook andere datadragers, zoals backup tapes, cd’s en diskettes kunt u voor vernietiging aanleveren. Een certificaat bewijst dat alle dossiers volledig zijn vernietigd.
Natuurlijk bent u welkom om een kijkje te nemen in de vrachtwagen. Zo ziet u met eigen ogen hoe uw dossiers worden versnipperd. |
| |
Vernietiging off-site
|
Vernietiging offsite
Het vernietigen van vertrouwelijke documenten kan bij u op locatie gebeuren. Maar het kan ook offsite. Uw kantoor krijgt daarvoor een gesloten collectiesysteem. Bijvoorbeeld een systeem met rolcontainers (240 ltr, 500 ltr, 660 ltr, 770 ltr). Of een systeem met grotere containers (30 kuub).
Zodra de containers worden opgehaald, ontvangt u het certificaat van collectie en vernietiging. Dat garandeert een veilig vervoer. En vernietiging op dezelfde dag of uiterlijk 9.00 uur de volgende dag.
Speciaal ingerichte vrachtwagens vervoeren het papier. Dat komt via zijladers in een gesloten container terecht. Camera’s registeren het proces. Het wegwaaien van papier is onmogelijk gemaakt en de containers zijn ontoegankelijk.
Op de vernietigingslocatie verhinderen sluizen en toegangsbewaking dat onbevoegden bij de documenten kunnen komen.
Indien gewenst kan vernietiging plaatshebben op basis van de Din 3-norm. |
| |
Collectiemiddelen
|
Collectiemiddelen
Bij de vernietiging van privacygevoelige en vertrouwelijke dossiers is volledige discretie gewaarborgd. Dat gebeurt door de documenten op te vangen in metalen, afsluitbare papierkluizen. Deze PaperSafes krijgen een plek bij administraties of onder bureaus. Ze passen prima in het kantoorinterieur.
De kluizen zijn in speciale kleurstellingen leverbaar en/of voorzien van het bedrijfslogo.
PaperSafe® : (hxbxd) 90 x 50 x 45 cm, inhoud 40 kilo.
BabySafe : (hxbxd) 63 x 39 x 47 cm, inhoud 25 kilo.
Rolcontainers
U kunt gebruikmaken van rolcontainers (240 ltr, 500 ltr, 660 ltr, 770 ltr). Ook zijn er grote containers van 30 kuub beschikbaar. Alle containers zijn afsluitbaar.
U kunt de kluizen en containers huren of kopen. Ga voor meer informatie naar de winkel. Of neem contact op met het Stadhuis. |
| |
SLA
|
Service Level Agreements
Een veilige vernietiging vraagt een hoge mate van service. Die bieden wij voor het gehele traject. Van het maken van contractuele afspraken tot en met het vernietigen van de dossiers. Dat alles volgens de norm ISO 9001: 2000.
De Service Level Agreements vertellen wat u daarvoor mag verwachten.
- Collectie en vernietiging kunnen plaatshebben op de tijden die u wenst.
- Collectie en vernietiging kunnen gebeuren op afroep of periodiek.
- Behalve papier kunt u tapes, diskettes en andere datadragers aanbieden.
- Voor de onsite vernietiging van grote hoeveelheden, kunnen meerdere vernietigingswagens tegelijk komen.
- Heel speciale papiersoorten kunnen we na vernietiging storten op een door u aangewezen locatie.
- Aan elke vernietiging ligt een contract ten grondslag.
- Aan elk contract een vertrouwelijkheidsclausule.
- Aan elke vertrouwelijkheidsclausule een sanctioneringsclausule.
Wij doen wat u wilt. Gegarandeerd. Vertrouwd Vernietigd. |
| |
Algemene informatie
|
Het vernietigingsplein
Bent u op de hoogte van de gevolgen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor uw organisatie kan hebben?
Wat als blijkt dat iemand gedupeerd raakt doordat zijn gegevens via u naar buiten zijn gekomen? U kunt voor zowel de materiële als de immateriële schade opdraaien. En dat betekent dikwijls negatieve publiciteit. Een veilige vernietiging van betrouwbare informatie is dus een vereiste.
Het vernietigingsplein geeft inzicht in de vernietigingsmethoden en de voordelen ervan. Foto’s tonen de beschikbare collectiemiddelen. Filmpjes geven een idee hoe de vernietiging in zijn werk gaat.
Voor vragen of meer informatie: info@archiefstad.nl |
| |
Winkel
|
Artikelen en/of service te koop of te huur
Vernietiging
- Mobiele papiervernietiging : € 0,30/kilo
- Vernietiging offsite : € 0,05- € 0,10/kilo
Voor het gebruik van PaperSafes en grote hoeveelheden gelden aparte tarieven.
Huur van collectiemiddelen
- PaperSafes : € 3,45 per maand
- BabySafes : € 3,20 per maand
- Rolcontainers (240 liter) : € 2,55 per maand
- Rolcontainers (500/660/770 liter) : € 3,45 per maand.
Het is mogelijk om de PaperSafes te kopen. Neem hiervoor contact met ons op. |
| |
Archief on-line
|
Archief online
Een online archief heeft grote voordelen voor uw organisatie. Als dossiers zijn gescand en voorzien van indexering, komen ze via beveiligde servers online voor uw medewerkers. Zij kunnen archieven raadplegen en documenten toevoegen.
De krachtige Alchemy Web software maakt het vinden van de juiste informatie eenvoudig. Zelfs in ongestructureerde archieven. Beveiligingsprocedures zorgen ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot de dossiers.
Geen kosten
Veel bedrijven aarzelen om de overstap van papier naar digitaal te maken. Ze vrezen hoge opstartkosten. In Archief-Online van Cintas investeert u niets.
De voordelen van Archief-Online:
- Flexibel werken. Collega’s werken op kantoor, thuis of locatie. Ze hebben hun actuele dossiers altijd en overal beschikbaar.
- Geen investeringskosten. Cintas verzorgt de scanning van de papieren archieven en stelt de software ter beschikking. U betaalt daarvoor een maandbedrag, en geen opstartkosten en aanschafkosten voor software.
Voor meer informatie en demonstraties info@archiefstad.nl |
| |
Scanning
|
Scanning
Scanning is het proces van het converteren van papieren documenten naar een elektronische image voor back-up, workflow of naslagdoeleinden.
Indexering en Full Tekst Search
Een image krijgt een door de computer toegewezen naam. Die naam is meestal niet bruikbaar voor het terugvinden van het elektronische document.
Twee technieken maken images vindbaar:
1. Het aanbrengen van indices.
2. De tekst leesbaar maken via het proces van Optical Character Recognition (OCR).
OCR is erg krachtig omdat het documenten doorzoekbaar maakt.
Indexering achteraf
Met de Alchemy software kunt u achteraf indices aanbrengen op elektronische documenten die u heeft gevonden. Zo kunt u uw archieven later ontsluiten of de indices aanmaken die dan relevant zijn.
Voor meer informatie en voor demonstraties info@archiefstad.nl
|
| |
SLA
|
Service Level Agreement
Digitaal archiveren gaat over het ontsluiten van informatie. Informatie die u nodig heeft als back-up, naslagwerk of actieve informatiebron. Digitaal archiveren is de eerste stap van een workflowsysteem. De inhoud van een document staat vast, de routing nog niet.
Voorbeelden
- Wij nemen uw postbus over en mailen relevante post direct naar uw medewerkers.
- Wij scannen documenten in die u direct nodig heeft. Ook kunnen we complete dossiers archiveren en actief maken.
- Wij verzorgen de structurering en elektronische opslag van uw emailverkeer.
- Via ons Archief onlinesysteem hebben uw medewerkers altijd en overal toegang tot een actueel, digitaal archief. U betaalt een vaste prijs per maand voor het gebruik ervan.
- Wij branden documenten op DVD zodat u deze informatie, inclusief zoekmachine, op uw laptop kunt gebruiken.
Neem voor meer informatie contact op met Leon van oosterom. |
| |
Systemen in eigen beheer
|
Systemen in eigen beheer
Een organisatie kan het digitaal archiveren in eigen beheer houden. Bedenk wel dat 80% van het scanwerk niets te maken heeft met scannen. Het gaat ook om het voorbewerken, indexeren, en nabewerken van archieven, zodat die digitaal oproepbaar zijn.
Een digitaal archief brengt bovendien een nieuwe manier van werken met zich mee voor uw medewerkers. Voor die werkwijze moet u voldoende draagvlak creëren onder uw personeel.
Laat u daarom adviseren in dit traject. Trainingen en voorlichtingsprogramma’s kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het welslagen van een digitaal archiveringssysteem. |
| |
Algemene informatie
|
Digitaliseringsstraat
Informatievergaring gaat razend snel. De hoeveelheid informatie is enorm. En de vorm waarin informatie zich aandient, is zeer divers. Het komt niet alleen van papier, maar ook van bijvoorbeeld laptops, databases en spread sheets.
Digitaal archiveren is de kunst om informatie in al die vormen in een digitale archiefkast te zetten. Op zo’n manier dat het origineel niet meer kan worden veranderd. Viewers zorgen ervoor dat de data altijd te lezen is en dat de volledige tekst doorzoekbaar is.
Een digitale archiefkast kan ook via internet toegankelijk worden gemaakt. Zo kunt u altijd en overal uw data downloaden.
Digitaal archiveren is dus meer dan het scannen van documenten.
Voor meer informatie neemt u contact op met info@archiefstad.nl |
| |
Winkel
|
Winkel
Informatie over dit onderwerp wordt zeer binnenkort geplaatst. |
| |
Waarom Archiefstad
|
Archiefstad
Veel organisaties zoeken een oplossing voor hun groeiende archief. Misschien bent u ook op zoek. Wellicht heeft u vragen. Moeten we vernietigen of opslaan? Is het zinnig om informatie te scannen? Wat zijn de kosten? Wat zijn de wettelijke kaders?
Archiefstad.nl brengt alle facetten van archiefmanagement in beeld. Zo heeft u antwoord op uw vragen en inzicht in de mogelijkheden.
Voor vragen en opmerkingen neemt u contact op met info@archiefstad.nl |
| |
Weet de weg
|
De juiste route
Het archiefopslagkwartier, de digitaliseringsstraat en het vernietigingsplein zijn de stadsgebieden van Archiefstad.nl. In elk gebied vindt u:
1. Algemene informatie
2. Een winkel met prijsvoorbeelden
3. Service Level Agreements die aangeven wat u mag verwachten
4. Specifieke informatie over een product of dienst
In Archiefstad staat ook een zendmast. Daar neemt u - met de juiste wachtwoorden - een kijkje in de fysieke archiefopslagdepots van Archiefstad.nl. U kunt er ook full tekst zoeken in het Digitale Archief Depot. Een bezoek waard als u op een snelle manier uw archief wilt ontsluiten. |
| |
Bestuur
|
Bestuur
Cintas Document management bv stuurt Archiefstad.nl aan. Cintas is specialist in archiefopslag, archiefbeheer, digitale archivering, scanning en de veilige vernietiging van papieren documenten en andere datadragers.
Deze disciplines vindt u terug op Archiefstad.nl. Ook andere facetten van archiefmanagement maken straks deel uit van deze site. Zoals interne archiveringsoplossingen en kantoorversnipperaars.
Kan uw organisatie ook een nuttige inbreng hebben in Archiefstad.nl? Neem dan contact op met de heer J. Harinck.. |
| |
Certificeringen en normeringen
|
Certificeringen en normeringen
ISO 9001:2000
Cintas is al 6 jaar ISO gecertificeerd voor haar primaire processen. Dat zijn archiefvernietiging, archiefopslag en -beheer en digitaal archiveren.
Op basis van deze norm wordt het bedrijf periodiek doorgelicht om verbeteringen aan te brengen in efficiency, effectiviteit en klanttevredenheid.
NEN 2535
Cintas voldoet aan de NEN 2535 norm voor opslagfaciliteiten. Die norm garandeert branddetectie met volledige bewaking. In elke ruimte en elke archiefgang is permanente controle op rookontwikkeling en brand.
Beveilingssysstemen.
Om inbraak te voorkomen zijn de panden beveiligd met een toegangssysteem met magneetkaarten en ID-herkenning. Ook is er het type 3 beveiligingssysteem.
Alle computersystemen zijn beveiligd met meerdere wachtwoorden. Een firewall beschermt de elektronische toegang. |
| |
Vacatures
|
Vacatures
Op dit moment staan de volgende vacatures open:
Scanningsmedewerker (m/v). U moet in het kader van de digitaal archiverings activiteiten van Archiefstad in staat zijn een hoog volume scanner te bedienen, dossiers klaar te maken voor scanning, indexeringen verzorgen en archieven kunnen filen. MBO niveau [neem contact op]
Bijrijder (m/v). U werkt samen met de chauffeurs/shreddeurs bij het collecteren en vernietigen van vertrouwelijke dossiers. Verklaring van goed gedrag en goede referenties vereist. LBO Niveau. [neem contact op]
Archiefmedewerker (m/v). U bent in staat om met gebruikmaking van een geavanceerd data manamagent systeem en handheld scanners archieven te kunnen verwerken zo ook opvragingen en terugplaatsingen te kunnen doen. U kunt op redelijke snelheid gegevens invoeren in de computer. MBO niveau. [neem contact op] |
| |
Referenties
|
Referenties
Referenties zijn opvraagbaar via Cintas Document management bv .
Wij werken hoogwaarschijnlijk al voor een concurrent van u maar mogen er vaak niet over praten. Maar zo hoort het ook bij vertrouwelijkheid.
|
| |
Communicatie Algemeen
|
Communicatie algemeen
U kunt ons bereiken op:
Archiefstad.nl
Industrieweg 38-40
2382 NW Zoeterwoude
Info@archiefstad.nl
tel: 071-5820101
fax:071-5820102
U kunt ook spreken met de mensen van:
Certo Information Management
Postbus 16019
2301 GA Leiden
info@certo.nl
tel: 071-5215070
fax: 071-5216977 |
| |
Fysiek archief on-line
|
Fysiek archief on-line
De archieven die Certo beheert, staan geregistreerd in een grote Microsoft SQL Database. Hierin staan behalve de indices van de archieven alle relevante loggegevens van het archief.
U kunt als klant inloggen op deze database en er zelf zoeken. Als u heeft gevonden wat u zocht, kunt u een werkorder maken en die naar Certo emailen.
Ook kunt u met speciale wachtwoorden indexgegevens wijzigen of informatie toevoegen.
Voor een demonstratie neemt u contact op met info@archiefstad.nl |
| |
Digitaal archief on-line
|
Digitaal archief online
Als u dossiers heeft laten inscannen, kunt u die elektronisch ontvangen via email of DVD. U kunt ingescande archieven ook opslaan in het Digitale Archief Depot. Vervolgens kunt u ze waar ook ter wereld inzien, doorzoeken en documenten toevoegen.
Klik hier om volautomatisch een demonstratiecode te ontvangen. Die geeft toegang tot de demo van Digitaal Archief Online. |
| |
| |
